Reisekosten richtig abrechnen: Was Kleinunternehmer*innen wissen müssen

Ob Kundentermin, Fortbildung oder Projekt außerhalb deines Arbeitsortes – berufliche Reisen gehören für viele Kleinunternehmer*innen ganz selbstverständlich zum Alltag.

Doch gerade bei Reisekosten gibt es viele Unsicherheiten: Was zählt als Dienstreise? Welche Kosten sind absetzbar? Und wie funktionieren Diäten, Fahrtkosten und Nächtigungskosten richtig?

In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, welche Reisekosten du geltend machen kannst, welche Pauschalen gelten und worauf du bei der Abrechnung achten solltest, damit das Finanzamt alles anerkennt und du kein Geld liegen lässt.

✈️1. Wann liegt eine betrieblich veranlasste Reise vor?

Eine betriebliche Reise liegt dann vor, wenn du unterwegs bist, weil es deine berufliche Tätigkeit erfordert.

Konkret bedeutet dass:

• der Zielort liegt mindestens 25 km vom Mittelpunkt deiner Tätigkeit (Betriebsstätte) entfernt

• deine Abwesenheit dauert mehr als 3 Stunden

• es wird kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

📌 Wichtig: Für die Entfernung zählt immer die kürzeste zumutbare Wegstrecke (also die kürzesten Straßenkilometer).

Typische Beispiele für betriebliche Reisen:

• Kundentermine außerhalb deines Arbeitsortes

• Schulungen, Seminare oder Fortbildungen

• Projektbesprechungen oder Außentermine

• Messen oder Netzwerktreffen

🚗2. Fahrtkosten richtig abrechnen

Zu den Fahrtkosten zählen alle Kosten für Verkehrsmittel wie Bahn, Bus, Taxi oder Flugzeug - aber auch Aufwendungen für dein Auto.

Fahrten mit dem privaten PKW

Nutzt du dein privates Fahrzeug (betriebliche Nutzung unter 50%) für betriebliche Reisen, kannst du entweder das amtliche Kilometergeld oder die anteiligen Kosten geltend machen.

Das Kilometergeld beträgt € 0,50 pro Kilometer (Stand 2026) und deckt alle laufenden Kosten ab (Treibstoff, Maut, Parkgebühren, Versicherung, Reparaturen).

📌 Wichtig: Maximal 30.000 km pro Jahr sind mit dem Kilometergeld absetzbar. Der Nachweis erfolgt idealerweise über ein Fahrtenbuch, alternativ über korrekt geführte Reisekostenabrechnungen.

Fahrten mit dem betrieblichen PKW

Ist dein PKW dem Betriebsvermögen zugeordnet (betriebliche Nutzung über 50%), kannst du die laufenden Kosten (Treibstoff, Versicherung, Reparaturen sowie die Afa (Abschreibung) als Betriebsausgaben ansetzen, wenn die Kosten durch Belege nachgewiesen werden. Wird der PKW auch privat genutzt, musst du einen Privatanteil ausscheiden.

Öffentliche Verkehrsmittel

Kosten für Bahn-, Bus- oder Flugtickets sind in voller Höhe absetzbar, sofern ein Beleg vorhanden ist. Auch Sitzplatzreservierungen oder Gepäckgebühren kannst du berücksichtigen.

📌 Gut zu wissen: Fahrtkosten und Kilometergelder sind auch dann absetzbar, wenn ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

🏨3. Nächtigungskosten korrekt absetzen

Ist eine Nächtigung beruflich notwendig, kannst du auch diese steuerlich geltend machen.

Bei Inlandsreisen kannst du ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten € 17,00 pro Nächtigung (inkl. Frühstück) als Betriebsausgabe absetzen. Werden die Kosten der Nächtigung mittels Beleg nachgewesen, können die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden.

Bei Auslandsreisen ohne Nächtigungsbeleg ist der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete pro Nächtigung absetzbar.

📌 Achtung: Wird eine Hotelrechnung angesetzt, darf keine Pauschale zusätzlich angesetzt werden.

🍽️4. Tagesgelder (Diäten)

Berufliche Reisen verursachen oft höhere Verpflegungskosten - dafür gibt es steuerfreie Tagesgelder (Diäten).

Diese dürfen bei ausschließlich betrieblich veranlassten Reisen (Abwesenheit über 3 Stunden) im Inland mit € 2,50 pro angefangener Stunde angesetzt werden. Insgesamt dürfen jedoch maximal € 30,00 pro Kalendertag (24 Stunden) berücksichtigt werden.

Wird im Rahmen der Geschäftsreise ein Geschäftsessen abgerechnet, sind die zu berücksichtigen Tagesdiäten um je € 15,00 pro Mahlzeit (Mittag- bzw. Abendessen) zu kürzen.

Für Auslandsreisen gelten eigene Auslandsreisekostensätze. Die Taggelder für Auslandsreisen sind, ebenso wie bei Inlandsreisen, zu aliquotieren. Dauert der Aufenthalt im Ausland länger als 3 Stunden, kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel gerechnet werden.

⚠️5. Was ist nicht absetzbar?

Nicht als Reisekosten gelten:

❌ private Umwege

❌ Minibar, Pay-TV, Wellnessangebote im Hotel

❌ Reisesouvenirs

❌ Freizeitaktivitäten während der Reise

❌ Kosten von mitreisenden Privatpersonen

❌ Reiseverlängerung zu privaten Zwecken

📑6. So erkennt das Finanzamt deine Reisekosten an

Damit Reisekosten steuerlich anerkannt werden, solltest du folgende Punkte dokumentieren:

✔ Datum der Reise

✔ Ziel & Zweck der Reise

✔ Dauer

✔ gefahrene Kilometer (bei PKW)

✔ Belege für Fahrt & Nächtigung

💡 Tipp: Ein Reisekostenformular oder eine gute Buchhaltungssoftware spart Zeit und Nerven.

✅7. Fazit

Richtig abgerechnete Reisekosten können deine Steuerlast spürbar senken. Wenn du die Pauschalen kennst und sauber dokumentierst, bist du auf der sicheren Seite.

Gerade für Kleinunternehmer*innen lohnt sich ein strukturierter Umgang mit Reisekosten – einfach, übersichtlich und finanzamtskonform.

📞 Mein Tipp für dich: Wenn du unsicher bist, welche Reisekosten du ansetzen darfst oder wie du sie korrekt verbuchst, unterstütze ich dich gerne persönlich – damit alles passt und keine Abzüge verloren gehen.