Erste Mitarbeiter*in einstellen - Was du bei der Lohnverrechnung beachten musst

Die erste Mitarbeiter*in einzustellen ist ein großer Schritt – fachlich, organisatorisch und emotional. Neben der Freude über Unterstützung kommen aber auch neue gesetzliche Pflichten auf dich zu, insbesondere in den Bereichen Lohnverrechnung, Sozialversicherung und Abgaben.

Viele Kleinunternehmer*innen unterschätzen diesen Schritt. Genau deshalb zeige ich dir hier praxisnah und verständlich:

👉 welche Vorbereitungen nötig sind,

👉 welche laufenden Pflichten entstehen

👉 und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

🏢1. Arbeitgeber*in werden - das ändert sich für dich

Sobald du eine Mitarbeiter*in beschäftigst, bist du Arbeitgeber*in und übernimmst gesetzliche Pflichten gegenüber:

• der ÖGK (Österreichische Gesundheitskasse)

• dem Finanzamt

• der Gemeinde (Kommunalsteuer)

• der Mitarbeiter*in

  
  

📌 Wichtig: Diese Pflichten gelten bereits ab der ersten Mitarbeiter*in, auch bei geringfügiger Beschäftigung.

📝2. Anmeldung bei der ÖGK - unbedingt vor Arbeitsbeginn

Jede Mitarbeiter*in muss vor Arbeitsantritt zur Sozialversicherung angemeldet werden. Die Anmeldung erfolgt elektronisch über ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern).

❌ Eine verspätete Anmeldung kann Strafen und Nachzahlungen nach sich ziehen.

Auch die Abmeldung erfolgt über ELDA und muss spätestens 7 Tage nach Ende der Pflichtversicherung (Ende des Entgeltanspruchs) erfolgen.

📄3. Arbeitsvertrag & Einstufung richtig festlegen

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Fehlt ein schriftlicher Vertrag, bist du verpflichtet, unverzüglich einen Dienstzettel auszuhändigen.

Der Dienstvertrag bzw. Dienstzettel muss enthalten:

• Name und Anschrift der Arbeitgeber*in

• Name und Anschrift der Arbeitnehmer*in

• Beginn des Dienstverhältnisses

• bei Befristungen: Ende des Dienstverhältnisses

• Kündigungsfrist sowie Kündigungstermin

• gewöhnlicher Arbeits- beziehungsweise Einsatzort

• erforderlichenfalls Hinweis auf wechselnde Einsatzorte

• Höhe des Grundlohns, weitere Entgeltbestandteile (z.B. Sonderzahlungen), Fälligkeit des Entgeltes

• allfällige Einstufung in ein Gehalts- oder Lohnschema (inkl. Anrechnung von Vordienstzeiten)

• genaue Tätigkeitsbeschreibung

• Urlaubsausmaß

• vereinbarte tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit (genaue Lage der Arbeitszeit an den einzelnen Wochentagen)

• anzuwendender Kollektivvertrag

• Name und Anschrift der Mitarbeitervorsorgekasse

  
  

📌Fast alle Branchen unterliegen einem Kollektivvertrag. Eine falsche Zuordnung oder Einstufung ist einer der häufigsten Fehler.

💰4. Lohnverrechnung: Monatliche Pflichten

Die Lohnverrechnung ist deutlich mehr als „Gehalt überweisen“. Monatlich müssen folgende Abgaben berechnet und abgeführt werden:

• Sozialversicherungsbeiträge

• Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse

• Lohnsteuer

• Dienstgeberbeitrag (DB)

• Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ)

• Kommunalsteuer

• ggf. Wiener Dienstgeberabgabe

Die Abgaben an ÖGK, Finanzamt und Gemeinde sind grundsätzlich bis zum 15. des Folgemonats fällig.

Zusätzlich ist bis zum 15. des Folgemonats die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) über ELDA zu übermitteln.

📁5. Sonstige laufende Verpflichtungen

Lohnkonto

Für jede Mitarbeiter*in musst ein Lohnkonto geführt werden – unabhängig vom Beschäftigungsausmaß.

Das Lohnkonto enthält u. a.:

• Personalstammdaten

• Brutto- und Nettobezüge

• Sonderzahlungen

• Sozialversicherungsbeiträge

• Lohnsteuer

• sonstige Abgaben (DB, DZ, Kommunalsteuer etc.)

Arbeitszeitaufzeichnungen

Arbeitszeitaufzeichnungen sind verpflichtend, auch bei geringfügiger Beschäftigung.

Zu erfassen sind insbesondere:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit

• Pausen

• Mehr- oder Überstunden

Lohnzettel (L16)

Für jede Mitarbeiter*in ist außerdem jährlich ein Lohnzettel (L16) zu erstellt und elektronisch über ELDA an das Finanzamt übermitteln.

• Frist: Ende Februar des Folgejahres

• gilt auch bei Geringfügigkeit

• gilt auch ohne Lohnsteuerabzug

Kommunalsteuererklärung

Zusätzlich ist jährlich bis zum 31. März des Folgejahres eine Kommunalsteuererklärung über Finanz Online einzureichen.

📌 Achtung:

Fehlende Lohnkonten oder ungenaue Arbeitszeitaufzeichnungen sind ein klassischer Fehler bei GPLB-Prüfungen. Die GPLB ist die gemeinsame Prüfung von Lohnsteuer, DB, DZ, Kommunalsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen und erfolgt in der Regel alle 3 bis 5 Jahre.

⏱️6. Geringfügig beschäftige Mitarbeiter*innen & Abgaben

Geringfügig Beschäftigte sind Mitarbeiter*innen, deren monatlicher Bruttoverdienst im Jahr 2026 die Grenze von € 551,10 nicht überschreitet. Diese Mitarbeiter*innen sind unfallversichert, aber nicht kranken-oder pensionsversichert.

Auch bei geringfügiger Beschäftigung entstehen für Arbeitgeber*innen Pflichten und Kosten:

• Unfallversicherung

• Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse

• DB

• DZ

• Kommunalsteuer

• ggf. Dienstgeberabgabe in Wien

• pauschale Dienstgeberabgabe

pauschale Dienstgeberabgabe

Hast du mehrere geringfügig Beschäftige und übersteigt die monatliche allgemeine Betragsgrundlage (ohne Sonderzahlungen) das Eineinhalbfache der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze (€ 826,65 für 2026) musst du zusätzlich zum Unfallversicherungsbeitrag in der Höhe von 1,10% eine pauschalierte Dienstgeberabgabe in der Höhe von 19,40% entrichten.

DB, DZ, Kommunalsteuer

Übersteigen die monatliche Bemessungsgrundlage (Monatslohnsumme) € 1.460,00 nicht, kann der Betrag um € 1.095 (Freibetrag) reduziert werden. Bei einer monatlichen Bemessungsgrundlage unter € 1.095,00 fallen kein DB, DZ und keine Kommunalsteuer an.

📊7. Förderung für die erste Mitarbeiter*in (NeuFöG)

Um als "Neugründer" zu gelten musst du bestimmte Voraussetzungen erfüllen, wie beispielsweise die Schaffung einer neuen betrieblichen Struktur und die Inanspruchnahme einer Beratung durch die gesetzliche Interessensvertretung (Wirtschaftskammer).

Als Neugründer*in nach dem NeuFöG kannst du profitieren von:

• Keine Dienstgeberanteile zum Wohnbauförderungsbeitrag (WF) und keine Beiträge zur Unfallversicherung (UV)

• Befreiung von DB und DZ

• für maximal 12 Monate

Die Begünstigung gilt innerhalt von 35 Monaten nach Gründung für die erste Mitarbeiter*in und die folgenden 11 Kalendermonate.

Ab dem 13. Monat gilt die Befreiung nur für die ersten 3 beschäftigten Mitarbeiter*innen.

⚠️8. Typische Fehler vermeiden

Vermeide folgenden Fehler:

❌ Anmeldung bei der ÖGK zu spät

❌ falscher Kollektivvertrag

❌ Lohnnebenkosten nicht einkalkuliert

❌ fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen

❌ Lohnverrechnung „nebenbei“ erledigt

Gerade kleine Betriebe geraten hier schnell unter Druck – oft völlig unnötig.

✅9. Fazit

Die erste Mitarbeiter*in bringt Entlastung – aber auch Verantwortung. Mit einer korrekten Lohnverrechnung, pünktlichen Meldungen und sauberer Dokumentation bist du auf der sicheren Seite und vermeidest teure Fehler.

Gerade im Kleinbetrieb lohnt es sich, hier von Anfang an professionell aufgestellt zu sein.

📞 Mein Tipp:

Wenn du deine erste Mitarbeiter*in einstellen möchtest und unsicher bist, wie Lohnverrechnung, Abgaben und Meldungen korrekt laufen, unterstütze ich dich gerne - damit du dich ganz auf dein Business konzentrieren kannst.