Ein Firmenwagen ist für viele Kleinunternehmer*innen in Österreich unverzichtbar. Doch wie unterscheidet man private und betriebliche Fahrten korrekt? Und welche steuerlichen Vorgaben gelten? Dieser Blog klärt auf und gibt praxisnahe Tipps.
1. Private oder betriebliche Nutzung – worum geht es?
Betriebliche Nutzung
Fahrten, die ausschließlich für geschäftliche Zwecke durchgeführt werden. Beispiele:
Kundenbesuche,
Lieferungen,
Fahrten zu Meetings oder geschäftlichen Terminen.
Private Nutzung
Fahrten, die keinen Bezug zum Unternehmen haben, z. B.:
Einkäufe,
Freizeitfahrten,
Urlaubsreisen.
2. PKW im Betriebsvermögen oder Privatvermögen?
Die Entscheidung, ob der PKW ins Betriebsvermögen aufgenommen oder privat genutzt wird, hat weitreichende steuerliche Konsequenzen.
a) PKW im Betriebsvermögen
Ein Fahrzeug wird dem Betriebsvermögen zugeordnet, wenn es zu mindestens 50% betrieblich genutzt wird. Das bedeutet:
Abschreibung: Der Kaufpreis wird über 8 Jahre abgeschrieben (Angemessenheitsgrenze von € 40.000,00 ist zu berücksichtigen).
Betriebsausgaben: Alle Kosten (Treibstoff, Versicherung, Reparaturen) sind Betriebsausgaben.
Privatanteil: Die private Nutzung wird über einen Privatanteil erfasst, der steuerlich hinzugerechnet wird.
b) PKW im Privatvermögen
Wenn die betriebliche Nutzung unter 50% liegt, bleibt der PKW im Privatvermögen. Es können wahlweise das Kilometergeld oder aber die tatsächlichen anteiligen betrieblichen Kosten angesetzt werden:
Kilometergeld: Für geschäftlich gefahrene Kilometer kann das amtliche Kilometergeld von 0,50 € pro Kilometer (ab 2025) abgerechnet werden, andere Kosten wie Versicherung oder Reparaturen können nicht geltend gemacht werden oder
tatsächliche anteilige Kosten
Beachte: Ob du bei einer betrieblichen Nutzung unter 50% besser das Kilometergeld oder die tatsächlichen anteiligen Kosten ansetzt, hängt maßgeblich von den Anschaffungskosten deines Fahrzeugs ab!
3. Fahrtenbuch: Pflicht oder Alternative?
Bei einer Betriebsprüfung hat der Nachweis von Fahrtkosten grundsätzlich mittels einem lückenlosen Fahrtenbuches zu erfolgen. Ein Fahrtenbuch hilft dir dabei, betriebliche und private Fahrten klar zu trennen.
Wie führst du ein Fahrtenbuch korrekt?
Folgende Punkte müssen pro Fahrt im Fahrtenbuch erfasst werden:
Datum
Start- und Zielort
Zweck der Fahrt (nur bei betrieblichen Fahrten)
Kilometerstand Start und Ende
gefahrene Kilometer (betrieblich/privat)
WICHTIG: Jede Fahrt muss erfasst werden, um steuerlich anerkannt zu werden.
Fahrtenbücher sind im Bürofachhandel erhältlich und stehen auch als Apps zur Verfügung, welche die Daten unabänderbar speichern.
ACHTUNG: Excel-Fahrtenbücher werden nicht anerkannt, da diese nachträglich abänderbar sind!
4. Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Fehler 1: Keine klare Zuordnung
Lösung: Überlege bereits vor dem Kauf, ob du das Fahrzeug überwiegend privat oder überwiegend beruflich nutzt.
Fehler 2: Unvollständiges Fahrtenbuch
Lösung: Nutze eine digitale Lösung, um Lücken zu vermeiden.
Fehler 3: Keine Berücksichtigung des Privatanteils
Lösung: Errechne den Privatanteil deines Firmenwagens korrekt, um Nachzahlungen zu vermeiden.
5. Checkliste: So nutzt du deinen PKW optimal
Zuordnung klären: Betriebs- oder Privatvermögen?
Fahrtenbuch führen: Lückenlos und korrekt dokumentieren.
Vorsteuer prüfen: Ist das Fahrzeug eventuell vorsteuerabzugsfähig?
Kosten dokumentieren: Alle Rechnungen und Belege aufbewahren.
Förderungen nutzen: Prüfe Vorteile für Elektrofahrzeuge.
Fazit: Dokumentation ist entscheidend
Die richtige Nutzung eines PKW, ob betrieblich oder privat, erfordert eine klare Trennung und gute Dokumentation. Mit einem korrekt geführten Fahrtenbuch kannst du steuerliche Vorteile optimal nutzen und böse Überraschungen vermeiden.
Hast du noch weitere Fragen zum PKW oder brauchst du Hilfe bei deiner Buchhaltung? Dann melde dich gerne bei mir!
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