Preise richtig kalkulieren: Warum dein Stundensatz oft zu niedrig ist

Viele Selbstständige kennen diese Situation: Du hast regelmäßig Aufträge, deine Kund*innen sind zufrieden und dein Umsatz entwickelt sich eigentlich gut – und trotzdem bleibt am Monatsende weniger übrig als erwartet.

Oft liegt das nicht daran, dass du zu wenig arbeitest. Das Problem beginnt bereits bei der Preisgestaltung.

Gerade am Anfang der Selbstständigkeit wird der eigene Stundensatz häufig zu niedrig angesetzt. Oft werden nur die tatsächlich gearbeiteten Stunden betrachtet. Kosten wie Buchhaltung, Versicherungen, Weiterbildungen oder Zeiten ohne Aufträge sowie Urlaube und Krankenstände werden dabei schnell vergessen.

Ein Stundensatz von 50 Euro klingt zunächst vielleicht gut. Wenn du davon aber nicht 40 Stunden pro Woche verrechnen kannst, sieht die Rechnung plötzlich ganz anders aus.

In diesem Artikel erfährst du einfach erklärt:

👉 warum dein Stundensatz oft zu niedrig ist

👉 welche Kosten du bei deiner Kalkulation berücksichtigen solltest

👉 warum nicht jede Arbeitsstunde verrechenbar ist

👉 wie du deinen Mindeststundensatz berechnest

👉 und worauf du bei deiner Preisgestaltung achten solltest

📌1. Dein Stundensatz ist nicht dein Einkommen

60 Euro pro Stunde klingen auf den ersten Blick nach einem guten Verdienst. Bei 30 verrechenbaren Stunden pro Woche wären das immerhin 7.200 Euro Umsatz im Monat.

Doch Umsatz ist nicht gleich Einkommen: Von diesem Betrag müssen noch Betriebsausgaben, Sozialversicherung und Einkommensteuer bezahlt werden. Und vor allem: Nicht jede Arbeitsstunde ist auch eine verrechenbare Stunde.

⏰2. Nicht jede Arbeitsstunde ist verrechenbar

Das ist einer der wichtigsten Punkte bei der Kalkulation deines Stundensatzes.

Als Selbstständige*r arbeitest du nicht nur für deine Kund*innen. Du musst dich auch um dein eigenes Unternehmen kümmern.

Zum Beispiel:

📧 E-Mails beantworten

📅 Termine organisieren

📚 Weiterbildungen

🧾 Rechnungen schreiben

📒 Buchhaltung vorbereiten

📱 Social Media

📢 Werbung und Marketing

📞 Kund*innen Akquise

🗂️ Ablage und Organisation

💻 Software und Technik

Diese Stunden sind notwendig, bringen dir aber häufig keinen direkten Umsatz.

Beispiel

Du arbeitest insgesamt 40 Stunden pro Woche.

Davon kannst du durchschnittlich nur 25 Stunden tatsächlich verrechnen.

Dann sind nur rund 62,5 % deiner Arbeitszeit unmittelbar umsatzwirksam.

📌Genau das muss bei deiner Preisgestaltung berücksichtigt werden.

💡3. Berechne zuerst deine tatsächlichen Jahresstunden

Eine gute Kalkulation beginnt deshalb nicht mit der Frage:

„Wie viel möchte ich pro Stunde verdienen?“

Sondern mit: „Wie viele Stunden kann ich tatsächlich verrechnen?“

Angenommen, du arbeitest grundsätzlich 40 Stunden pro Woche.

Davon musst du zunächst Urlaub, Feiertage und sonstige Ausfallzeiten abziehen.

Zusätzlich gibt es Zeiten für:

• Krankheit

• Weiterbildung

• Organisation

• Akquise

• Buchhaltung

• Kundentermine ohne Verrechnung

• Marketing

• sonstige unternehmerische Tätigkeiten

  
  

Am Ende bleiben vielleicht deutlich weniger verrechenbare Stunden übrig, als du ursprünglich angenommen hast.

📌 Genau diese Zahl ist für deine Preiskalkulation entscheidend.

💰4. Welche Kosten musst du berücksichtigen?

Dein Stundensatz muss nicht nur deinen gewünschten Verdienst abdecken.

Er muss auch die Kosten deines Unternehmens finanzieren.

Dazu gehören beispielsweise:

🏢 Betriebskosten

• Miete

• Büro

• Strom

• Telefon

• Internet

• Software

🚗 Reisen

• Fahrtkosten

• Hotelübernachtungen

💻 Arbeitsmittel

• Laptop

• Handy

• Drucker

• Büromaterial

• sonstige Arbeitsmittel

📚 Weiterbildung

• Seminare

• Kurse

• Fachliteratur

• Fachveranstaltungen

📢 Marketing

• Website

• Werbung

• Visitenkarten

• Social Media

• Werbematerial

🛡️ Versicherungen

• Berufshaftpflicht

• Rechtsschutz

• Betriebsversicherung

  
  

📌 Natürlich kommen auch noch Sozialversicherung und Einkommensteuer hinzu.

📊5. Beispiel für eine realistische Kalkulation

Nehmen wir an, du möchtest als Selbstständige*r jährlich 45.000 Euro für dich erwirtschaften. Es fallen beispielsweise 15.000 Euro betriebliche Kosten an.

Damit musst du bereits einen Betrag von 60.000 Euro erwirtschaften.

Wenn du außerdem beispielsweise 20.000 Euro für Einkommensteuer und Sozialversicherung als Rücklage einplanst, brauchst du insgesamt:

60.000 Euro + 20.000 Euro = 80.000 Euro

Jetzt kommt die entscheidende Frage:

Wie viele Stunden kannst du tatsächlich verrechnen?

Angenommen, es sind 1.200 Stunden pro Jahr.

Dann ergibt sich:

80.000 Euro ÷ 1.200 verrechenbare Stunden = 66,67 Euro

Dein Stundensatz müsste in diesem vereinfachten Beispiel also bei rund 67 Euro liegen.

📌 Wichtig: Das ist nur ein vereinfachtes Kalkulationsbeispiel. Der tatsächlich erforderliche Stundensatz hängt unter anderem von deiner Rechtsform, deiner persönlichen Steuerbelastung, deinen SVS-Beiträgen, deinen Betriebsausgaben und deinen tatsächlich verrechenbaren Stunden ab.

⚠️6. Warum ein zu niedriger Stundensatz problematisch ist

Ein zu niedriger Preis kann langfristig zum echten Problem werden. Du arbeitest immer mehr, hast immer mehr Kund*innen – und trotzdem steigt dein verfügbares Einkommen kaum.

Das kann zu einem Teufelskreis führen:

➡️ mehr Aufträge notwendig

➡️ mehr Arbeitsstunden

➡️ weniger Zeit für Organisation und Erholung

➡️ höhere Belastung

➡️ trotzdem zu wenig Einkommen

Gerade bei Dienstleistungen ist deine Arbeitszeit deine wichtigste Ressource, denn du kannst eine Stunde nur einmal verkaufen.

📈7. Mehr Umsatz bedeutet nicht automatisch mehr Gewinn

Auch ein höherer Umsatz löst das Problem nicht unbedingt. Wenn du deinen Stundensatz zu niedrig ansetzt, brauchst du mehr Kund*innen und mehr Arbeitsstunden, um dasselbe Einkommen zu erzielen.

Ein höherer Preis kann dagegen dazu führen, dass du mit weniger verrechenbaren Stunden denselben Umsatz erreichst.

Beispiel

Variante A:

100 Stunden × 50 Euro = 5.000 Euro Umsatz

Variante B:

100 Stunden × 70 Euro = 7.000 Euro Umsatz

Du hast in beiden Fällen gleich viele Stunden gearbeitet. Der Unterschied beträgt jedoch 2.000 Euro Umsatz. Deshalb solltest du deine Preise regelmäßig überprüfen und nicht nur versuchen, immer mehr zu arbeiten.

🧠8. Dein Stundensatz sollte nicht nur deine Kosten decken

Ein häufiger Fehler ist, den Stundensatz so zu berechnen, dass gerade alle Kosten gedeckt sind. Damit verdienst du aber noch nicht wirklich Geld. Dein Stundensatz sollte deshalb nicht nur deine laufenden Kosten decken, sondern auch einen angemessenen Gewinn ermöglichen.

Dieser Gewinn ermöglicht dir beispielsweise:

• Rücklagen zu bilden

• Investitionen zu tätigen

• ruhigere Monate auszugleichen

• finanzielle Sicherheit aufzubauen

• dein Unternehmen weiterzuentwickeln

  
  

📌 Dein Preis sollte deshalb nicht nur deine Kosten decken, sondern auch deinen unternehmerischen Erfolg ermöglichen.

🎯9. Was ist deine Leistung eigentlich wert?

Der Preis sollte außerdem nicht ausschließlich danach festgelegt werden, wie viele Stunden du für eine Aufgabe benötigst. Denn deine Kund*innen bezahlen nicht nur deine Zeit.

Sie bezahlen auch:

• dein Fachwissen

• deine Erfahrung

• deine Ausbildung

• deine Zuverlässigkeit

• deine Qualität

• deine Problemlösung

• deine Verantwortung

• deine Geschwindigkeit

  
  

Eine erfahrene Fachkraft kann eine Aufgabe vielleicht in einer Stunde erledigen, für die jemand anderes drei Stunden benötigt. Ein höherer Stundensatz ist deshalb nicht automatisch zu teuer.

💬10. Was tun, wenn Kund*innen deinen Preis zu hoch finden?

Nicht jede Person wird jeden Preis akzeptieren. Das ist völlig normal. Du solltest deshalb nicht sofort deinen Preis reduzieren, nur weil jemand sagt: „Das ist mir zu teuer.“

Überlege stattdessen:

👉 Passt diese Person zu meiner Zielgruppe?

👉 Kann ich den Mehrwert meiner Leistung besser erklären?

👉 Ist mein Angebot klar definiert?

👉 Biete ich eine Leistung an, die ein konkretes Problem löst?

👉 Ist mein Preis tatsächlich zu hoch – oder war er bisher einfach zu niedrig?

📌Ein niedriger Preis ist nicht automatisch ein Wettbewerbsvorteil.

📅11. Überprüfe deinen Stundensatz regelmäßig

Dein Stundensatz sollte nicht für die nächsten zehn Jahre unverändert bleiben.

Deine Kosten verändern sich. Auch deine Erfahrung und dein Leistungsangebot entwickeln sich weiter.

Überprüfe daher regelmäßig:

✔️ deine Betriebskosten

✔️ deine tatsächlich verrechenbaren Stunden

✔️ deine Auslastung

✔️ deinen Gewinn

✔️ deine SVS-Beiträge

✔️ deine Steuerbelastung

✔️ die Entwicklung deiner Leistungen

📌Wenn deine Kosten steigen oder du deutlich mehr Erfahrung und Fachwissen aufgebaut hast, sollte sich das auch in deiner Preisgestaltung widerspiegeln.

🚫12. Die häufigsten Fehler bei der Preisgestaltung

Versuche, folgende Fehler zu vermeiden:

❌ Den Stundensatz nur nach dem eigenen Wunschgehalt berechnen

❌ Urlaub und Krankheit nicht berücksichtigen

❌ Nicht verrechenbare Arbeitszeit vergessen

❌ Steuern und SVS nicht einplanen

❌ Nur die Preise der Konkurrenz kopieren

❌ Zu große Rabatte geben

❌ Preise jahrelang nicht anpassen

❌ Den eigenen Wert unterschätzen

❌ Mehr arbeiten, statt die Preise zu überprüfen

💡13. Eine einfache Formel für deine Kalkulation

Als erste Orientierung kannst du mit folgender vereinfachter Formel arbeiten:

benötigter Betrag pro Jahr ÷ verrechenbare Stunden pro Jahr = erforderlicher Stundensatz

Zum jährlich benötigten Betrag gehören dabei nicht nur deine betrieblichen Kosten, sondern auch der Betrag, den du für deinen Lebensunterhalt erwirtschaften möchtest sowie die entsprechenden Rücklagen für Steuern und Sozialversicherung.

📌 Eine genaue Kalkulation sollte immer auf deine persönliche und betriebliche Situation abgestimmt werden.

📋14. Deine kleine Stundensatz-Checkliste

Bevor du deinen Preis festlegst, solltest du dir diese Fragen stellen:

☑️ Wie hoch sind meine jährlichen Betriebskosten?

☑️ Wie viele Stunden arbeite ich tatsächlich?

☑️ Wie viele davon kann ich verrechnen?

☑️ Wie viel möchte ich jährlich verdienen?

☑️ Welche Rücklagen brauche ich für Einkommensteuer und SVS?

☑️ Welche Ausfallzeiten muss ich berücksichtigen?

☑️ Sind meine Preise für meine Zielgruppe realistisch?

☑️ Wann habe ich meinen Stundensatz zuletzt angepasst?

Wenn du diese Fragen ehrlich beantwortest, bekommst du bereits ein wesentlich besseres Gefühl dafür, ob dein aktueller Stundensatz wirklich ausreicht.

💡15. Nicht jede Leistung muss nach Stunden verrechnet werden

Nicht für jede Tätigkeit ist ein Stundensatz die beste Lösung. Gerade bei klar definierten Leistungen kann auch ein Pauschalpreis sinnvoll sein.

Wichtig ist aber auch bei einem Pauschalpreis, dass du deine voraussichtliche Arbeitszeit und sämtliche Kosten in die Kalkulation einbeziehst.

Ein Pauschalpreis von 500 Euro klingt beispielsweise attraktiv. Wenn du dafür aber insgesamt 15 Stunden benötigst, entspricht das nur rund 33 Euro pro Arbeitsstunde – bevor deine Kosten berücksichtigt werden.

📌 Egal ob du nach Stunden, nach Aufwand oder mit einem Pauschalpreis abrechnest: Deine Preise müssen langfristig wirtschaftlich sein.

✅16. Fazit

Ein Stundensatz von 50, 60 oder 70 Euro klingt auf den ersten Blick vielleicht hoch. Entscheidend ist aber nicht die Zahl auf deiner Rechnung, sondern was nach allen Kosten und nicht verrechenbaren Arbeitszeiten tatsächlich übrig bleibt.

Gerade als Selbstständige*r solltest du deshalb nicht nur überlegen, was deine Kund*innen bereit sind zu bezahlen. Du musst auch wissen, welcher Preis für dich wirtschaftlich notwendig ist.

Denn dein Ziel sollte nicht sein, möglichst viele Stunden zu verkaufen. Dein Ziel sollte sein, mit deiner Arbeit ein Einkommen zu erzielen, von dem du gut leben kannst und gleichzeitig genügend Spielraum für Steuern, Sozialversicherung, Urlaub, Krankheit, Investitionen und die Weiterentwicklung deines Unternehmens hast.

📞 Mein Tipp:

Überprüfe deinen Stundensatz mindestens einmal jährlich und immer dann, wenn sich deine Kosten, dein Leistungsangebot oder deine persönliche Situation wesentlich verändern.

Wenn du möchtest, kann ich dir auch dabei helfen, deine persönliche Kalkulation Schritt für Schritt aufzubauen – damit du genau weißt, welcher Stundensatz für dein Unternehmen notwendig ist.