Ein Leitfaden zu den wichtigsten Aufbewahrungsfristen für alle, die rechtlich auf der sicheren Seite sein wollen.
Als Unternehmer*in in Österreich bist du gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Diese sogenannten Aufbewahrungsfristen sind nicht nur für steuerliche Zwecke relevant, sondern auch für die Beweisführung im Fall von Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen. Doch welche Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden? Und was passiert, wenn diese Fristen nicht eingehalten werden? In diesem Blogbeitrag erfährst du alles, was du über die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung wissen musst.
1. Warum sind Aufbewahrungsfristen wichtig?
Aufbewahrungsfristen sorgen dafür, dass wichtige Geschäftsdokumente auch Jahre nach ihrer Erstellung noch verfügbar sind. Sie sind in erster Linie für Steuerprüfungen relevant, aber auch für andere Behörden oder potenzielle Rechtsstreitigkeiten. Werden die gesetzlichen Fristen nicht eingehalten, können empfindliche Strafen drohen, vor allem wenn es bei einer Prüfung durch das Finanzamt zu fehlenden oder unvollständigen Unterlagen kommt.
2. Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
In der Buchhaltung fallen zahlreiche Dokumente an, die von Bedeutung sind. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen:
Bücher und Aufzeichnungen,
Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen),
Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr),
Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg,
Inventurlisten,
Unterlagen für Anlagenkäufe,
Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw.),
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
Kapitalgesellschaften müssen gemäß dem Unternehmensgesetzbuch zusätzlich zu den oben genannten folgenden Unterlagen aufbewahren:
Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschlüsse samt den Lageberichten,
Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten,
empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe.
3. Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
In Österreich gelten folgende gesetzliche Aufbewahrungsfristen:
7 Jahre:
Buchhaltungsunterlagen,
Belege, Rechnungen,
Fixkostenzuschuss I, 800.000,
Ausfallbonus I, II, III,
Verlustersatz,
Härtefallfonds.
10 Jahre:
Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedsstaaten erbracht werden und für den One-Stopp-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird,
Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung,
Investitionsprämie,
Kurzarbeitsbeihilfe,
Härtefallfonds Phase 1.
22 Jahre:
Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz (z.B. Kaufverträge oder Rechnungen, die mit Bauprojekten zusammenhängen).
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Aufzeichnung oder der Beleg erstellt wurde. Zum Beispiel müssen alle Belege aus dem Jahr 2024 bis Ende 2031 aufbewahrt werden. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
4. Digitale vs. Papieraufbewahrung
Auch digitale Belege und Buchhaltungsunterlagen sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der Finanzbehörden entsprechen. Wichtig ist, dass elektronische Dokumente revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet, sie müssen unverändert, vollständig und jederzeit lesbar sein.
Tipp: Wer seine Buchhaltung digitalisiert, spart nicht nur Platz, sondern kann auch schneller auf Belege zugreifen.
Die gesetzlich vorgeschriebene Unveränderbarkeit digitaler Daten kann durch geeignete Software, wie beispielsweise ein WORM-Speicher, sichergestellt werden.
5. Was passiert bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen?
Werden Unterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Fristen vernichtet oder sind sie bei einer Prüfung nicht mehr verfügbar, drohen Sanktionen. Das Finanzamt kann bei fehlenden Belegen die Steuer schätzen, dies führt in der Regel zu einer höheren Steuerlast. Wenn die Aufbewahrungspflicht nicht eingehalten wird, handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe nach sich ziehen kann.
6. Praktische Tipps zur Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Regelmäßige Ordnung: Schaffe dir ein systematisches Ablagesystem, egal ob digital oder in Papierform. Alle Belege sollten sofort nach dem Erhalt abgelegt und sicher gespeichert werden.
Fristen im Blick behalten: Stelle sicher, dass du die jeweiligen Aufbewahrungsfristen kennst und alte Unterlagen erst vernichtest, wenn die Fristen abgelaufen sind. Hier kann eine Fristenübersicht oder eine Erinnerungsfunktion in der Buchhaltungssoftware helfen.
Backup erstellen: Bei digitaler Buchhaltung ist es wichtig, regelmäßige Backups anzulegen, um Datenverlust zu vermeiden. Diese Backups sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, idealerweise an einem externen Speicherort, der nicht im selben Gebäude wie die Hauptdaten liegt.
Vertrauliche Vernichtung: Nach Ablauf der Fristen solltest du Dokumente nicht einfach im Papierkorb entsorgen. Vertrauliche Geschäftsunterlagen sollten entweder professionell vernichtet oder mithilfe eines Aktenvernichters entsorgt werden.
Fazit
Für Unternehmer*innen in Österreich sind die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung keine lästige Pflicht, sondern ein essenzieller Bestandteil der Unternehmensführung. Die Einhaltung dieser Fristen ist nicht nur notwendig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern schützt dich auch im Fall von Steuerprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten.
Durch eine strukturierte Buchhaltung, ein klares Ablagesystem und den Einsatz moderner Technologien wie digitaler Belegarchivierung kannst du sicherstellen, dass du alle wichtigen Dokumente stets griffbereit hast und keine Frist versäumst. So bleibst du rechtlich auf der sicheren Seite und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren – dein Unternehmen erfolgreich zu führen.
Hast du noch weitere Fragen zu den Aufbewahrungsfristen oder brauchst du Hilfe bei deiner Buchhaltung? Dann melde dich gerne bei mir!
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