Rechnung schreiben leicht gemacht: Was wirklich draufstehen muss

Als Kleinunternehmer*in in Österreich bist du verpflichtet, Rechnungen korrekt zu erstellen. Das betrifft nicht nur die formalen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes, sondern auch die praktische Seite: Eine ordentliche Rechnung schafft Vertrauen bei Kund*innen, erspart Rückfragen und ist Voraussetzung dafür, dass du dein Geld bekommst – und es steuerlich korrekt verbuchst.

In diesem Artikel erfährst du, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss, worauf du speziell als Kleinunternehmer*in achten solltest und welche häufigen Fehler du vermeiden solltest.

1. Was ist eine Rechnung eigentlich – und wann brauchst du sie?

Eine Rechnung ist ein Dokument über eine Lieferung oder Leistung, das zur Zahlung auffordert und gleichzeitig den steuerlichen Nachweis für das Finanzamt darstellt. Du musst immer dann eine Rechnung ausstellen, wenn du:

• Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen verkaufst,

• Umsätze an sonstige Körperschaften (d. h. juristische Personen) ausführst, auch wenn diese keine Unternehmen sind,

• Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführst,

• Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen außerhalb Österreichs ausführst, bei denen die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht (Reverse Charge),

• Versandhandelsumsätze tätigst.

💡Wichtig: Du bist verpflichtet, die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung des Umsatzes auszustellen.

2. Pflichtangaben auf einer Rechnung (gemäß § 11 UStG)

Damit deine Rechnung steuerlich gültig ist und du deine Leistungen korrekt abrechnen kannst, muss sie bestimmte Angaben enthalten. Diese unterscheiden sich je nach Betrag der Rechnung:

Für Rechnungen bis € 400 (vereinfachte Kleinbetragsrechnung):

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens (also von dir)

• Ausstellungsdatum

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung

• Zeitraum der Leistung bzw. Tag der Lieferung

• Entgelt für die Leistung/Lieferung (Brutto inkl. USt)

• Steuersatz (z. B. 20 % USt) bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung

  
  

Für Rechnungen über € 400:

Zusätzlich zu den obigen Angaben brauchst du:

• Name und Anschrift der empfangenden Person (Kund*in)

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• deine UID-Nummer

• Steuerbetrag und Nettoentgelt

Für Rechnungen über € 10,000 sowie Rechnungen betreffend Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen brauchst du noch zusätzlich:

• UID-Nummer der empfangenden Person (Kund*in)

💡 Tipp: Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung (§6 Abs. 1 Z 27 UStG) fällst, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen und musst dies auf der Rechnung vermerken: „Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

3.  Musterrechnung für Kleinunternehmer*innen (ohne Umsatzsteuer Ausweis)

Name des leistenden Unternehmers

Adresse

ATUxxxxxxxx

Leistungsempfänger

Adresse

ATUxxxxxxxx (Rechnungen über € 10.000,00)

Rechnung Nr. 2025-001

Rechnungsdatum: 08.04.2025

Leistungsdatum: 05.04.2025

Position: 2 Stunden Grafikdesign für Social-Media-Templates

Gesamtbetrag: € 200,00

Hinweis: Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das unten angegebene Konto

4. Häufige Fehler beim Rechnung schreiben und wie du diese vermeidest

Auch kleine Formfehler können unangenehme Folgen haben – von Rückfragen über Zahlungs­verzögerungen bis hin zu Problemen bei einer Steuerprüfung. Hier sind die häufigsten Fehler:

❌ Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer – keine Lücken, keine Wiederholungen.

❌ Kein Liefer-/Leistungsdatum

Das Rechnungsdatum allein reicht nicht – der Zeitpunkt der Leistung muss ebenfalls genannt sein.

❌ Falscher oder fehlender UID-Vermerk

Wenn du Umsatzsteuer verrechnest, muss bei Rechnungen über € 400,00 deine UID-Nummer auf der Rechnung stehen – bei Rechnungen über € 10.000,00 auch die vom Rechnungsempfänger.

❌ Umsatzsteuer fälschlich ausgewiesen (Kleinunternehmer*in)

Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst – sonst bist du zur Abfuhr verpflichtet!

❌ Unklare Leistungsbeschreibung

Begriffe wie „Beratung“ oder „Arbeit“ sind zu allgemein. Beschreibe deine Leistung konkret, z. B. „2 Stunden Website-Beratung am 05.04.2025“.

5. Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Rechnungen können auch elektronisch ausgestellt werden Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischem Format ausgestellt wird und empfangen wird. Dabei müssen jedoch bestimmte Punkte beachte werden, nur dann werden E-Rechnungen auch steuerrechtlich als Rechnung anerkannt und kommen z. B. für den Vorsteuerabzug in Frage.

Diese Bedingungen gelten für E-Rechnungen:

• Der Empfänger muss die elektronische Form akzeptieren – daher empfiehlt es sich, im Vorhinein dessen Zustimmung einzuholen.

• Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit muss garantiert sein.

• Die genannten Rechnungsmerkmale in Österreich laut UstG sind auch bei E-Rechnungen einzuhalten.

💡Wichtig: Der Empfänger muss die die E-Rechnungen – ebenso wie auch Papierrechnungen – 7 Jahre aufbewahren.

6. Fazit: Korrekt ausgestellte Rechnungen sind die Basis für eine ordentliche Buchhaltung

Eine korrekte Rechnung spart Zeit, vermeidet Rückfragen und ist essenziell für deine steuerliche Absicherung. Wer die Pflichtangaben kennt und häufige Fehler vermeidet, macht sich selbst und den Kund*innen das Leben leichter – und sorgt dafür, dass das Finanzamt nichts zu beanstanden hat.

Du bist unsicher, ob deine Rechnungen korrekt sind – oder brauchst Hilfe bei deiner Buchhaltung? Melde dich gerne bei mir – ich unterstütze dich dabei, Ordnung und Sicherheit in deine Zahlen zu bringen.