Bewirtungskosten & Kundengeschenke korrekt absetzen: So machst du es als Kleinunternehmer*in richtig

Bewirtungen und kleine Geschenke gehören für viele Unternehmer*innen zum Alltag – besonders wenn du Kund*innen oder potenzielle Auftraggeber*innen triffst. Doch genau hier schaut das Finanzamt besonders genau hin.

Damit du bei einer Prüfung keine böse Überraschung erlebst, findest du hier eine klare, leicht verständliche Erklärung, wie du Bewirtungskosten und Geschenke richtig absetzt – Schritt für Schritt.

🍽️ 1. Was gilt als Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten entstehen, wenn du Kund*innen, Geschäftspartner*innen oder potenzielle Auftraggeber*innen zu einem beruflichen Anlass bewirtest.

Dazu zählen zum Beispiel:

• Geschäftsessen im Restaurant

• Kaffee oder Snacks bei einem Kundentermin

• Bewirtungen im Rahmen von Veranstaltungen oder Präsentationen

  
  

Wichtig: Es muss ein konkreter betrieblicher Anlass bestehen – sonst erkennt das Finanzamt den Aufwand nicht an.

✍️ 2. Wie werden Bewirtungskosten steuerlich berücksichtigt?

Die Frage, ob Bewirtungskosten steuerlich abzugsfähig sind, kann nicht pauschal beantwortet werden. Es ist zwischen 3 unterschiedlichen Fällen (zur Gänze abzugsfähig, 50% abzugsfähig und zur Gänze nicht abzugsfähig) zu unterscheiden.

Zur Gänze abzugsfähige Bewirtungskosten

Die Bewirtungskosten sind zur Gänze steuerlich abzugsfähig, wenn

• die Bewirtung unmittelbar Bestandteil der Leistung ist oder unmittelbar im Zusammenhang mit einer erbrachten Leistung steht,

• die Bewirtung Entgeltcharakter hat oder

• die Bewirtung nahezu keine Repräsentationskomponente aufweist.

Beispiel:

Ein Seminarveranstalter übernimmt die Verpflegung seiner Teilnehmer*innen während des Seminars. Die Verpflegungskosten sind im Seminarpreis enthalten.

Abzugsfähigkeit im Ausmaß von 50%

Nur 50 % der Bewirtungskosten sind steuerlich absetzbar, sofern die Bewirtung überwiegend betrieblich veranlasst ist und eine Art Werbecharakter hat (z. B. angestrebter Geschäftsabschluss, Projektbesprechung, Angebotserstellung) und nur eine untergeordnete Repräsentationskomponente aufweist.

Beispiele:

• Essen mit potenziellen Kund*innen, um dein Angebot vorzustellen

• Treffen mit Geschäftspartner*innen, um ein Projekt zu besprechen

• Gespräche über zukünftige Zusammenarbeit + Essen/Trinken

Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten

Steuerlich zur Gänze nicht abzugsfähig sind Bewirtungsaufwendungen, die hauptsächlich dem Repräsentationszweck dienen, wie dies beispielsweise bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden der Fall ist.

Beispiel:

Ein Unternehmer lädt seine Geschäftsfreunde im Anschluss eines Konzertbesuches zu einem gemeinsamen Abendessen ein.

🧾3. Was muss auf der Rechnung stehen?

Damit das Finanzamt die Bewirtung anerkennt, solltest du unbedingt dokumentieren:

• Datum der Bewirtung

• Ort (Restaurantname, Adresse)

• Betrag

• Zweck der Bewirtung (z. B. “Projektbesprechung Website-Relaunch”)

• Namen der bewirteten Personen

Tipp: Schreib den Zweck direkt auf die Rechnung oder speichere ihn in deiner Buchhaltungssoftware.

🎁4. Kundengeschenke: Was ist erlaubt und wie setzt du sie ab?

Geschenke sind ein beliebtes Marketinginstrument – aber steuerlich gibt es klare Grenzen.

🎀 Was gilt als Kundengeschenk?

• Weinflaschen

• Süßwaren

• Werbegeschenke mit Logo (z. B. Kugelschreiber, Notizblöcke, Tassen)

• Blumen

• Kleine Dankeschön-Präsente rund um Weihnachten oder besondere Anlässe

Geschenke an Geschäftspartner*innen und Kund*innen sind grundsätzlich keine Betriebsausgaben und steuerlich nicht absetzbar (nicht abzugsfähiger Repräsentationsaufwand).

Du kannst solche Geschenke nur dann als Betriebsausgabe geltend machen, wenn es sich um Geschenke handelt, die zu Werbezwecken überlassen wurden. Dazu musst du das Geschenk mit deinem Firmenlogo oder Firmenaufschrift versehen.

Sachzuwendungen (Warengutscheine, Goldmünzen) an Mitarbeiter*innen sind innerhalb eines Freibetrages von € 186,00 pro Jahr loh-, steuer- und sozialversicherungsfrei. Geldgeschenke sind jedoch immer steuerpflichtig. Die Sachzuwendung darf nicht eine individuelle Belohnung eines Mitarbeiters darstellen (zum Beispiel wegen guter Arbeitsleistung), es muss sich um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiter*innen aus bestimmten Anlässen (zum Beispiel Weihnachten) handeln.

📚5. Dokumentation ist das A und O

Damit Bewirtungen & Geschenke anerkannt werden:

• Rechnung gut lesbar

• Zweck klar dokumentiert

• Bei Geschenken: Empfänger notieren, Werbezweck dokumentieren

• Bei Bewirtung: Wer, warum, wann

  
  

So bist du im Prüfungsfall auf der sicheren Seite.

✅6. Fazit

Bewirtungskosten und Kundengeschenke sind ein wertvolles Mittel, um gute Geschäftsbeziehungen aufzubauen – und sie können steuerlich geltend gemacht werden.

Wer die Regeln kennt, kann damit legal Steuern sparen, ohne Risiken einzugehen.

Wenn du dir unsicher bist, ob eine Ausgabe als Bewirtung oder Geschenk gilt oder wie du sie korrekt verbuchst, unterstütze ich dich gerne dabei, alles übersichtlich und prüfungssicher abzubilden.