Betriebsausgaben richtig absetzen: So sparst du als Kleinunternehmer*in in Österreich Steuern.

Eine clevere Buchhaltung kann dir als Kleinunternehmer*in helfen, deine Steuerlast zu senken. Doch welche Kosten kannst du eigentlich als Betriebsausgaben absetzen? Und welche Regeln musst du dabei beachten? In diesem Artikel erfährst du, welche Ausgaben das Finanzamt anerkennt und wie du diese richtig verbuchst.

1. Was sind Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch deine unternehmerische Tätigkeit entstehen. Diese Kosten kannst du von deinem Umsatz abziehen, wodurch sich dein steuerpflichtiger Gewinn reduziert – und damit auch deine Steuerlast.

Beispiele für typische Betriebsausgaben

✅ Miete für Büro oder Geschäftsräume

✅ Strom, Wasser, Heizung, Internet & Telefon

✅ Büromaterial und Arbeitsgeräte (z. B. Laptop, Drucker)

✅ Fahrtkosten und Kilometergeld

✅ Weiterbildung und Fachliteratur

✅ Werbung & Marketingkosten

✅ Versicherungen für dein Unternehmen

✅ Reisekosten & Bewirtung von Geschäftspartner*innen

💡 Wichtig: Nur betrieblich veranlasste und belegbare Ausgaben können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Private Ausgaben sind nicht absetzbar.

2. Welche Betriebsausgaben erkennt das Finanzamt an?

Damit das Finanzamt eine Ausgabe als Betriebsausgabe akzeptiert, muss sie folgende Kriterien erfüllen:

🔹 Betriebliche Veranlassung: Die Ausgabe muss direkt mit deiner unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen.

🔹 Dem Betrieb dienen: Die Ausgaben müssen dem Betrieb dienen oder ihn unfreiwillig treffen.

🔹 Nachweisbarkeit: Du brauchst eine Rechnung oder einen Beleg.

Welche Kosten sind absetzbar?

Kostenart	Beispiele	Besonderheiten
Miete & Betriebskosten	Büro, Geschäftsraum, Co-Working-Space	eigenes Arbeitszimmer in Privatwohnung absetzbar (abgetrennter Raum)
Büromaterial & Technik	Laptop, Drucker, Software, Papier	Technik über 1.000 € muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden
Telefon & Internet	Handy, Festnetz, Internetanschluss	Bei gemischter Nutzung nur anteiliger Abzug möglich
Fahrtkosten & Auto	Kilometergeld oder tatsächliche Kosten	Bei überwiegend beruflicher Nutzung nur tatsächliche Kosten möglich
Weiterbildung	Kurse, Seminare, Fachliteratur	Muss berufsbezogen sein
Marketing & Werbung	Website, Visitenkarten, Social Media Ads	Geschenke sind nur dann absetzbar, wenn Werbewirksamkeit vorhanden ist (Firmenaufschrift bzw. Firmenlogo)
Geschäftsessen & Bewirtung	Restaurantbesuche mit Kund*innen im Vorfeld eines angestrebten Geschäftsabschlusses	50 % der Bewirtungskosten absetzbar
Versicherungen	Sozialversicherung, Betriebsversicherung, Berufshaftpflicht	Keine private Versicherung absetzbar
Reisekosten	Hotel, Verpflegung, Bahntickets	Muss betrieblich veranlasst sein

💡 Wichtig: Bei gemischter Nutzung – etwa bei Laptop oder Handy – musst du den betrieblichen Anteil realistisch schätzen und kannst nur diesen Anteil als Betriebsausgabe absetzen.

3. Welche Betriebsausgaben sind nur eingeschränkt absetzbar?

Nicht jede betriebliche Ausgabe darf zu 100 % abgesetzt werden. Das Finanzamt macht hier bestimmte Einschränkungen:

Bewirtungskosten

Wenn du Kundinnen oder Geschäftspartnerinnen im Vorfeld eines angestrebten Geschäftsabschlusses in ein Restaurant einlädst, kannst du nur 50 % der Kosten absetzen (werbewirksame Bewirtung). Wichtig: Die Rechnung muss den Zweck des Treffens und die Namen der Teilnehmenden enthalten!

Steuerlich zur Gänze nicht abzugsfähig sind Bewirtungsaufwendungen, die hauptsächlich dem Repräsentationszweck dienen, wie dies beispielsweise bei Bewirtung von Geschäftsfreunden der Fall ist.

Arbeitszimmer in der Privatwohnung

Ein Arbeitszimmer ist nur dann absetzbar, wenn es sich um einen eigenen, klar abgetrennten Raum handelt, der ausschließlich beruflich genutzt wird. Ist das nicht der Fall, kannst du die Arbeitsplatzpauschale nutzen.

Geschenke an Kunden

Geschenke an Kunden fallen grundsätzlich unter nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen. Das bedeutet, dass Geschenke keine Betriebsausgabe darstellen. Geschenke sind nur absetzbar, wenn sie mit einer Werbebotschaft versehen sind (z. B. Logo auf dem Produkt).

4. Betriebsausgaben richtig erfassen & verbuchen

Damit du den Überblick über deine Betriebsausgaben behältst, solltest du sie geordnet erfassen. So machst du es richtig:

Belege sammeln & digitalisieren

Jede Ausgabe muss mit einem Beleg nachgewiesen werden. Bewahre Rechnungen sorgfältig auf oder nutze eine digitale Belegverwaltung.

Betriebsausgaben laufend verbuchen

Trage deine Ausgaben regelmäßig in deine Buchhaltung ein, z. B. in einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder einer Buchhaltungssoftware.

💡 Tipp: Nutze Buchhaltungsprogramme, um deine Belege direkt digital zu erfassen!

5. Häufige Fehler beim Absetzen von Betriebsausgaben

🚨 Fehlende oder unvollständige Belege → Alle Rechnungen müssen korrekt ausgestellt sein!

🚨 Private Ausgaben als Betriebsausgaben verbuchen → Das kann zu Steuernachzahlungen führen.

🚨 Falsche Schätzung des betrieblichen Anteils → Besonders bei Auto oder Handy wichtig.

🚨 Nicht alle möglichen Kosten geltend machen → Prüfe, ob du alle relevanten Betriebsausgaben berücksichtigst.

6. Fazit: So sparst du Steuern mit Betriebsausgaben

✅ Dokumentiere alle Ausgaben mit Belegen

✅ Nutze alle möglichen Abzugsmöglichkeiten, um deine Steuerlast zu senken

✅ Achte auf steuerliche Besonderheiten (z. B. Arbeitszimmer, Bewirtungskosten)

✅ Arbeite mit einer Buchhaltungssoftware oder einem/einer Buchhalter*in, um Fehler zu vermeiden

📌 Tipp: Auch wenn du die Buchhaltung selbst machst, lohnt es sich, jährlich einen Buchhalter*in / einen Steuerberater*in über deine Zahlen schauen zu lassen. So kannst du sichergehen, dass du keine Steuervorteile verschenkst!

💬 Hast du Fragen zur Absetzbarkeit bestimmter Ausgaben? Teile deine Erfahrungen in den Kommentaren! 😊