Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanzierung - wo liegt der Unterschied?

Wer sich selbstständig macht, beschäftigt sich früher oder später auch mit der Frage, wie der Gewinn steuerlich ermittelt werden muss. Dabei tauchen oft zwei Begriffe auf: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) und Bilanzierung.

Viele Gründer*innen sind zunächst unsicher, worin der Unterschied besteht und welche Gewinnermittlungsart für sie überhaupt infrage kommt. Die meisten Kleinunternehmer*innen dürfen ihren Gewinn mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln. Dennoch lohnt es sich, die Unterschiede zu kennen. Denn je nach Rechtsform, Unternehmensgröße und Geschäftsentwicklung kann später auch eine Bilanzierung erforderlich werden.

In diesem Artikel erfährst du:

👉 was die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genau ist

👉 wie die Bilanzierung funktioniert

👉 wer welche Gewinnermittlungsart anwenden darf

👉 und welche Vor- und Nachteile die beiden Systeme haben

📌1. Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist die einfachste Form der steuerlichen Gewinnermittlung und wird von vielen Kleinunternehmer*innen genutzt.

Dabei gilt das sogenannte Zu- und Abflussprinzip:

• Einnahmen werden erst dann erfasst, wenn das Geld tatsächlich auf deinem Konto eingeht oder bar bezahlt wird.

• Ausgaben werden berücksichtigt, sobald sie tatsächlich bezahlt wurden.

  
  

Entscheidend ist somit nicht das Rechnungsdatum, sondern der tatsächliche Zahlungszeitpunkt.

🔍 Beispiel

Du stellst im Dezember eine Rechnung über € 2.000 aus.

Deine Kundin bezahlt die Rechnung jedoch erst im Jänner des Folgejahres.

➡️ Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird die Einnahme erst im Jänner berücksichtigt.

💡 Wie wird der Gewinn berechnet?

Die Gewinnermittlung ist denkbar einfach:

Betriebseinnahmen– Betriebsausgaben= Gewinn

🔍Beispiel

• Betriebseinnahmen: € 40.000

• Betriebsausgaben: € 15.000

➡️ Gewinn: € 25.000

Dieser Gewinn bildet die Grundlage für die Berechnung deiner Einkommensteuer und deiner SVS-Beiträge.

Als Alternative zur vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann der Gewinn unter bestimmten Voraussetzungen auch mittels Pauschalierung erfolgen. Dabei werden die Betriebsausgaben mit einem gesetzlich festgelegten Prozentsatz des Umsatzes berücksichtigt.

📊2. Was bedeutet Bilanzierung?

Bei der Bilanzierung werden Geschäftsvorfälle anders behandelt als bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Hier gilt das Prinzip der periodengerechten Gewinnermittlung.

Das bedeutet, dass Erträge und Aufwendungen jenem Wirtschaftsjahr zugeordnet werden, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind – unabhängig davon, wann die Zahlung tatsächlich erfolgt. Dadurch wird die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens wesentlich genauer dargestellt.

Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsfall auf mindestens zwei Konten erfasst. Dadurch wird sowohl die Herkunft als auch die Verwendung der Mittel dokumentiert:

• Einerseits werden die Kontobewegungen aufgezeichnet (z.B. Veränderungen am Bankkonto)

• Andererseits wird erfasst, für welchen Geschäftsfall das Geld aufgewendet wurde (z.B. für Büromaterial, Personalkosten etc.). Es wird also immer gebucht und aufgezeichnet, wofür die Mittel verwendet wurden und woher das Geld kam.

Aktivseite – Vermögen des Unternehmens (Mittelverwendung)

Hier werden alle Vermögenswerte dargestellt, beispielsweise:

• Bankguthaben

• Kassa

• offene Kundenforderungen

• Maschinen

• Fahrzeuge

• Büroeinrichtung

  
  

Passivseite – Herkunft des Kapitals (Mittelherkunft)

Hier wird dargestellt, wie das Vermögen finanziert wurde:

• Eigenkapital

• Bankkredite

• Lieferverbindlichkeiten

• Rückstellungen

  
  

Zusätzlich wird eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt, in der sämtliche Erträge und Aufwendungen des Jahres gegenübergestellt werden.

⚖️3. Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dürfen insbesondere folgende Unternehmer*innen anwenden:

• Einzelunternehmer*innen bei Einhaltung der Umsatzgrenzen

• Personengesellschaften bei Einhaltung der Umsatzgrenzen

• Freiberufler*innen jederzeit

  
  

Die EAR ist besonders beliebt, weil sie deutlich einfacher, übersichtlicher und kostengünstiger ist als die Bilanzierung.

📚4. Wer muss bilanzieren?

Zur Bilanzierung verpflichtet sind insbesondere:

• Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, FlexKapG, AG)

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften bei Überschreitung der Umsatzgrenzen

  
  

Für Einzelunternehmer*innen und Personengesellschaften kann eine Buchführungspflicht entstehen, wenn die gesetzlichen Umsatzgrenzen überschritten werden. Wer in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mehr als € 700.000 Umsatz pro Jahr erzielt, ist ab dem zweitfolgenden Jahr zur Bilanzierung verpflichtet. Wird ein Jahresumsatz von mehr als € 1.000.000 überschritten, tritt die Buchführungspflicht bereits ab dem folgenden Geschäftsjahr ein.

💡 Wichtig: Für freie Berufe iSd UGB (z.B. Ärzt*innen Rechtsanwält*innen, Notar*innen, Künstler*innen, Schriftsteller*innen) besteht grundsätzlich keine Buchführungspflicht aufgrund von Umsatzgrenzen.

Viele Unternehmer*innen starten mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und wechseln erst im Laufe ihrer Geschäftsentwicklung zur Bilanzierung.

📈5. Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung	Bilanzierung
Einfachere Gewinnermittlung	Komplexere Gewinnermittlung
Zu- und Abflussprinzip	Periodengerechte Gewinnermittlung
Weniger Verwaltungsaufwand	Höherer Verwaltungsaufwand
Geringere Buchhaltungskosten	Höhere Buchhaltungskosten
Keine Bilanz erforderlich	Bilanz und GuV erforderlich
Besonders für Kleinunternehmer*innen geeignet	Häufig bei größeren Unternehmen

✅6. Vorteile der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Für viele Kleinunternehmer*innen bietet die EAR zahlreiche Vorteile:

📋 Einfachere Buchhaltung

Die laufende Erfassung von Einnahmen und Ausgaben ist überschaubar und leicht nachvollziehbar.

💰 Geringere Kosten

Der Verwaltungsaufwand ist deutlich geringer als bei einer Bilanzierung.

📊 Besserer Überblick über die Liquidität

Da tatsächliche Zahlungsflüsse erfasst werden, entspricht der Gewinn oft stärker der tatsächlichen finanziellen Situation.

🚀 Ideal für Gründer*innen

Gerade in den ersten Jahren profitieren viele Selbstständige von der einfachen Handhabung.

⚠️7. Nachteile der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Natürlich gibt es auch einige Einschränkungen:

📉 Weniger aussagekräftige Unternehmenszahlen

Die wirtschaftliche Lage des Unternehmens wird nicht so detailliert dargestellt wie bei einer Bilanz.

📄 Keine Darstellung offener Forderungen und Verbindlichkeiten

Offene Kundenrechnungen oder Lieferantenverbindlichkeiten fließen erst bei Zahlung ein.

📊 Eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten

Für Banken oder Investoren bietet eine Bilanz häufig aussagekräftigere Informationen.

📆 Eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten rund um den Jahreswechsel

Da bei der EAR der tatsächliche Zahlungszeitpunkt entscheidend ist, können verspätete Zahlungen von Kund*innen oder frühzeitige Ausgaben rund um den Jahreswechsel den Gewinn stärker beeinflussen. Dadurch kann das steuerliche Jahresergebnis schwanken, obwohl sich die wirtschaftliche Situation des Unternehmens kaum verändert hat.

💡8. Wann kann eine Bilanz trotzdem sinnvoll sein?

Auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung besteht, kann eine freiwillige Bilanzierung Vorteile bieten.

Sie kann sinnvoll sein:

• bei starkem Unternehmenswachstum

• bei umfangreichen Investitionen

• bei Finanzierungsanfragen oder Bankgesprächen

• für eine detailliertere Unternehmenssteuerung

• wenn offene Forderungen und Verbindlichkeiten laufend überwacht werden sollen

  
  

Gerade bei Unternehmen mit vielen Geschäftsvorfällen, offenen Forderungen oder umfangreichen Investitionen liefert die Bilanz häufig ein genaueres Bild der wirtschaftlichen Lage.

✅9. Fazit

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Bilanzierung dienen beide dazu, den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln. Der wesentliche Unterschied liegt jedoch darin, wann Geschäftsvorfälle berücksichtigt werden.

Während bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der tatsächliche Geldfluss zählt, werden bei der Bilanzierung Erträge und Aufwendungen jenem Zeitraum zugeordnet, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind.

Für die meisten Kleinunternehmer*innen ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die einfachere und praktikablere Lösung. Sie verursacht weniger Verwaltungsaufwand, ist leichter nachvollziehbar und bietet gerade in der Gründungsphase viele Vorteile.

📞 Mein Tipp: Wenn du unsicher bist, welche Gewinnermittlungsart für dein Unternehmen die richtige ist oder Unterstützung bei deiner Buchhaltung benötigst, berate ich dich gerne. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für deine individuelle Situation.