Für viele Kleinunternehmer*innen stellt sich früher oder später die Frage: Soll ich die Buchhaltung selbst erledigen oder einem Profi überlassen? Beide Optionen bieten Vor- und Nachteile, die ich hier beleuchte – so findest du schnell die passende Lösung für dein Unternehmen.
1. Buchhaltung selbst machen: Die Vorteile
Viele Kleinunternehmer*innen entscheiden sich dafür, die Buchhaltung in die eigenen Hände zu nehmen. Dies kann eine gute Wahl sein, besonders wenn du bereit bist, die Zeit für ein genaue Buchhaltung aufzubringen.
Kostenersparnis
Einen Buchhaltungsservice oder Steuerberater*in zu engagieren, kostet natürlich Geld. Wenn du die Buchhaltung selbst erledigst, sparst du dir diese Ausgaben – ein entscheidender Vorteil bei begrenztem Budget.
Volle Kontrolle über die Finanzen
Du hast jederzeit direkten Einblick in alle finanziellen Aspekte deines Unternehmens. Das hilft dir, rascher Entscheidungen zu treffen und steuerliche Verpflichtungen im Blick zu behalten.
Lerneffekt
Die Buchhaltung selbst zu erledigen hat auch einen Lerneffekt. Du wirst mit den finanziellen Abläufen deines Unternehmens vertraut, verstehst steuerliche Zusammenhänge besser und kannst dieses Wissen nutzen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.
2. Buchhaltung selbst machen: Die Nachteile
Die Buchhaltung selbst zu erledigen, bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Es gibt einige Nachteile, die du beachten solltest:
Zeitaufwand
Buchhaltung kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn du noch wenig Erfahrung hast. Die Erfassung von Belegen, Rechnungen und die Einhaltung von Fristen für Steuererklärungen nimmt viel Zeit in Anspruch – Zeit, die du vielleicht besser in den Aufbau und die Weiterentwicklung deines Unternehmens investierst.
Fehleranfälligkeit
Buchhalterische Fehler können teuer werden. Eine falsche Rechnungserfassung, das Versäumen einer Frist oder fehlerhafte Steuerberechnungen können zu Strafen und Nachzahlungen führen. Die Buchhaltung erfordert Genauigkeit und ein gutes Verständnis der steuerlichen Vorschriften, was nicht immer einfach ist.
Komplexität bei wachsenden Unternehmen
Mit zunehmendem Erfolg deines Unternehmens steigt auch die Komplexität der Buchhaltung. Sobald du Mitarbeiter einstellst oder größere Investitionen tätigst, wird es komplizierter. Die Personalverrechnung, Abschreibungen und steuerliche Sonderregelungen erfordern Fachwissen.
3. Buchhaltung abgeben: Die Vorteile
Die Auslagerung der Buchhaltung bringt dir die Expertise und das Know-how einer Fachkraft – das kann besonders bei komplexeren Anforderungen entscheidend sein.
Fachwissen und Erfahrung
Professionelle Buchhalter*innen oder Steuerberater*innen verfügen über das notwendige Fachwissen und die Erfahrung, um deine Buchhaltung effizient und fehlerfrei zu erledigen. Sie sind mit den aktuellen Steuergesetzen vertraut und wissen, welche Ausgaben absetzbar sind oder welche steuerlichen Vorteile du nutzen kannst.
Zeitersparnis
Wenn du die Buchhaltung auslagerst, kannst du dich vollkommen auf das Kerngeschäft deines Unternehmens konzentrieren. Anstatt stundenlang Belege zu sortieren und Steuererklärungen vorzubereiten, kannst du dich auf das Wachstum deines Unternehmens fokussieren, während ein Profi die Buchhaltung erledigt.
Minimierung von Fehlern
Dank professioneller Betreuung minimierst du das Risiko von Fehlern, die zu Steuerstrafen oder unerwarteten Nachzahlungen führen könnten. Auch die Einhaltung von Fristen und gesetzlichen Vorgaben wird sichergestellt.
Steuerliche Optimierung
Ein Profi kann dir helfen, steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten auszuschöpfen und so deine Steuerlast zu minimieren. Durch professionelle Beratung können etwa Sonderabschreibungen, Pauschalierungen oder andere Steuervergünstigungen genutzt werden, die dir als Laie vielleicht entgehen würden.
4. Buchhaltung abgeben: Die Nachteile
Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch einige Nachteile, die du berücksichtigen solltest, wenn du die Buchhaltung auslagerst.
Kosten
Das Auslagern der Buchhaltung ist mit Kosten verbunden. Die Beauftragung eines externen Dienstleisters ist vor allem für Kleinunternehmer*innen mit geringem Umsatz eine finanzielle Belastung, die sorgfältig abgewogen werden muss. Allerdings können die Kosten durch die Einsparung von Zeit und die Vermeidung von Fehlern gerechtfertigt sein.
Abhängigkeit
Wenn du die Buchhaltung an einen externen Dienstleister abgibst, verlierst du einen Teil der Kontrolle über die Finanzen deines Unternehmens. Auch wenn du weiterhin alle Entscheidungen triffst, liegt die eigentliche Buchführung in fremden Händen. Es ist daher wichtig, dass du Vertrauen zu deinem/deiner Buchhalter*in oder Steuerberater*in hast.
Weniger direkter Einblick
Während du bei der eigenen Buchhaltung ständig direkten Zugriff auf alle Finanzdaten hast, gibst du bei der Auslagerung einen Teil dieser direkten Kontrolle ab. Es kann sein, dass du für einige Informationen Rücksprache mit deinem/deiner Buchhalter*in halten musst, was die Entscheidungsprozesse möglicherweise etwas verlangsamen kann.
5. Wann macht es Sinn, die Buchhaltung abzugeben?
Es gibt einige Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, die Buchhaltung einem Profi zu übergeben:
Wachsende Komplexität: Wenn dein Unternehmen wächst und die Buchhaltung komplexer wird, z. B. durch die Einstellung von Mitarbeitern oder größere Investitionen.
Zeitmangel: Wenn du als Unternehmer stark in das Tagesgeschäft eingebunden bist und keine Zeit hast, dich um die Buchhaltung zu kümmern, ist es sinnvoll, diese Aufgabe abzugeben.
Steuerliche Optimierung: Wenn du sicherstellen möchtest, dass du alle steuerlichen Vorteile ausschöpfst.
Fazit: Buchhaltung selbst machen oder abgeben?
Die Entscheidung, ob du die Buchhaltung selbst machst oder abgibst, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Kleinunternehmer*innen mit einem geringen Umsatz und einfachen finanziellen Strukturen können die Buchhaltung oft selbst erledigen und dabei Kosten sparen. Wer jedoch wenig Zeit hat, sich nicht sicher im Umgang mit den gesetzlichen Vorschriften fühlt oder mit einer steigenden Komplexität der Buchhaltung konfrontiert ist, sollte überlegen, die Buchhaltung auszulagern.
Eine Mischform ist ebenfalls möglich: Viele Kleinunternehmer*innen übernehmen einfache Aufgaben, wie das Erfassen von Belegen, selbst und übergeben die Jahresabschlüsse oder die steuerliche Optimierung einer Fachkraft. Dies ermöglicht es, die Kontrolle zu behalten und gleichzeitig von der Expertise eines Profis zu profitieren.
TIPP:
Vereinbare ein kostenloses Erstgespräch mit einem/einer Buchhalter*in oder Steuerberater*in deiner Wahl und schaue, ob die Chemie zwischen euch passt! Vertraue dabei auf dein Bauchgefühl!
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