Ab wann brauche ich als Kleinunternehmer*in eine Registrierkasse?

Viele Kleinunternehmer*innen in Österreich starten ihr Business ganz unkompliziert: ein paar Rechnungen schreiben, Geld in bar kassieren – und fertig. Doch schnell stellt sich die Frage: Muss ich eigentlich eine Registrierkasse haben? Und wenn ja, ab wann?

Gerade im Bereich der Bargeschäfte sorgt das Thema Registrierkassenpflicht immer wieder für Unsicherheit. Dieser Artikel bringt Licht ins Dunkel. Lies hier, wann du eine Registrierkasse brauchst, welche Ausnahmen es gibt und was du unbedingt beachten solltest, um Strafen zu vermeiden.

💡 1. Warum gibt es überhaupt die Registrierkassenpflicht?

Der Staat will damit verhindern, dass Bargeschäfte “schwarz” abgewickelt werden. Wer bar kassiert, soll die Umsätze dokumentieren, damit das Finanzamt prüfen kann, ob alle Einnahmen ordnungsgemäß versteuert werden.

Die Registrierkasse sorgt also für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

🔎 2. Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?

Die 2 maßgeblichen Umsatzgrenzen

Damit du eine Registrierkasse brauchst, müssen zwei Schwellen überschritten werden:

1. Jahresumsatz > € 15.000 (netto)

2. Barumsätze > € 7.500 pro Jahr

Beide Bedingungen müssen gemeinsam erfüllt sein. Es reicht nicht, nur eine Grenze zu überschreiten.

Was zählt alles zu Barumsätzen?

Zum Barumsatz zählen:

• Bargeld (Scheine, Münzen)

• Bankomatkartenzahlung

• Kreditkartenzahlung

• Gutscheine

• Mobile Payment (z. B. Apple Pay, Google Pay)

  
  

Achtung: Auch Kartenzahlungen gelten als Barumsatz! Viele Kleinunternehmer*innen glauben, nur echtes Bargeld zählt – das ist ein häufiger Irrtum.

📊 3. Beispiele zur Veranschaulichung

• Jahresumsatz: € 25.000 netto

• Davon Barumsätze: € 6.000 → keine Registrierkassenpflicht

• Jahresumsatz: € 18.000 netto

• Davon Barumsätze: € 8.000 → Registrierkassenpflicht!

→ Beide Grenzen überschritten? Dann musst du eine Registrierkasse verwenden.

✅ 4. Wer ist von der Registrierkassenpflicht ausgenommen?

Es gibt einige Ausnahmen, die für Kleinunternehmer*innen besonders relevant sind:

💼 Umsätze im Freien (Kalte-Händeregelung)

Wer seine Umsätze überwiegend im Freien tätigt (z. B. Maronibrater, Eissalon), muss erst ab € 30.000 Jahresumsatz eine Registrierkasse führen

🚜 Mobile Gruppen

Unternehmer*innen, die ihre Leistungen außerhalb des Betriebs beim Kunden erbringen (z.B. Handwerker*innen, mobile Friseur*innen, Masseur*innen) dürfen ihre Barumsätze nach der Rückkehr in den Betrieb ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfassen.

🚜 Bestimmte Automaten

• Tischfußballautomaten

• Musik- oder Dartautomaten

  
  

🛠️ Branchen mit Einzelregelungen

• Alm- und Berggastronomie

• Buschenschank

• Vereinsfeste unter bestimmten Bedingungen

  
  

→ Lass dich unbedingt steuerlich beraten, falls du zu einer dieser Gruppen gehörst!

Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung (Umsatzgrenze € 55.000 brutto pro Jahr) im Umsatzsteuergesetz hat nichts direkt mit der Registrierkassenpflicht zu tun.

Auch Kleinunternehmer*innen können registrierkassenpflichtig werden, wenn die beiden oben genannten Grenzen überschritten werden.

🛒 5. Welche Anforderungen muss eine Registrierkasse erfüllen?

Wenn du registrierkassenpflichtig bist, darfst du nicht einfach irgendeine Kassa verwenden. Deine Kasse muss:

• einen Drucker für die Belegausgabe haben

• Signatureinheit zum digitalen Signieren der Belege (um nachträgliche Änderungen zu vermeiden)

• Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal)

• Erstellung signierter Belege

• Erstellung von Sonderbelegen

  
  

Seit 2017 gilt die sogenannte Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), die diese Regeln festlegt.

📝 6. Was passiert, wenn ich keine Registrierkasse habe?

Falls ein Unternehmen trotz Überschreitung der Umsatzgrenzen über keine Registrierkasse verfügt, stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar. Das Strafmaß dafür beträgt bis zu € 5.000,00.

🤔 7. Lohnt sich eine Registrierkasse für mich?

Auch wenn du noch unter den Grenzen liegst, kann eine Registrierkasse Vorteile haben:

✅ Übersichtliche Buchhaltung

✅ Schnelle Belegerstellung

✅ Professionelles Auftreten gegenüber Kund*innen

✅ Weniger Stress bei Prüfungen

Viele moderne Kassensysteme kosten heute nicht mehr die Welt – gerade für kleine Betriebe gibt es günstige Cloud-Lösungen.

📌 8. Fazit: Lieber prüfen, bevor es teuer wird

Als Kleinunternehmer*in bist du oft nah an der Grenze zur Registrierkassenpflicht.

→ Prüfe regelmäßig deine Umsätze.

→ Behalte deine Barumsätze im Blick.

→ Lass dich beraten, wenn du unsicher bist.

Eine ordentliche Kassenführung schützt dich vor hohen Strafen und sorgt für mehr Überblick in deiner Buchhaltung.

📣 Dein nächster Schritt

👉 Weißt du nicht, ob du eine Registrierkasse brauchst?

👉 Fragst du dich, welches System für dich das richtige ist?

Melde dich gerne bei mir – gemeinsam finden wir die beste Lösung für dein Business!